Akten und Dokumente benötigen Platz
Kennen Sie die Situation? Aktenberge stapeln sich in den Aktenschränken, die Archivräume im Büro sind überfüllt und gerade legen Sie den nächsten neuen Ordner an.
Vor diesem Problem stehen viele Unternehmen und Kanzleien. Gesetzliche Vorschriften, wie zum Beispiel Aufbewahrungsfristen oder das Schriftform-Erfordernis, führen zu einer fast unüberschaubaren Menge an Papier, die stetig weiter wächst. Eine ideale Lösung für dieses Problem ist die Nutzung einer externen Lagerfläche wie es sie z.B. in Mistelbach gibt. Dokumente lagern bedeutet nämlich nicht, sie einfach irgendwo hinzulegen wo gerade noch Platz ist. Sie sollten vor unbefugten Personen geschützt werden, schnell auffindbar und in einem guten Zustand sein. Ebenfalls sollte eine schnelle und reibungslose Aktenvernichtung möglich sein, sobald die Frist zur Aufbewahrung verstrichen ist.
Akten lagern – aber richtig
Damit die Dokumente über viele Jahre in einem gepflegten und leserlichen Zustand bleiben, sollte der vorgesehene Raum zum Dokumente lagern folgende Voraussetzungen erfüllen:
- keine größeren Temperaturschwankungen
- geringe Luftfeuchtigkeit
- ausreichender Platz für Regale oder Ordnungssysteme
- keine Zutrittsmöglichkeit für unbefugte Personen
Unterliegt der Lagerraum größeren Temperaturschwankungen oder direkter Sonneneinstrahlung, beispielsweise durch ein Fenster, besteht die Gefahr, dass Ihre Dokumente vergilben oder das Papier brüchig wird. Zu hohe Luftfeuchtigkeit kann zu Schimmel führen. Die einzelnen Seiten kleben dann zusammen und Tinte verschmiert.
Achten Sie ebenfalls auf ein adäquates Ordnungssystem, um den Zugang zu den Akten zu erleichtern. So können Akten unkompliziert gefunden werden. Auch eine Neuorganisation des Lagerinhalts ist damit einfacher, wenn zum Beispiel Akten auch wieder aus dem Archiv entfernt werden können. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Schutz ihrer Daten und Dokumente. Nur befugte Personen haben Zugang zu den Lagerflächen.
Lagerfläche in Mistelbach
Damit Sie keine böse Überraschung erleben, wenn Sie einen abgeschlossenen Vorgang nach Jahren nochmal einsehen müssen, nutzen Sie nur geeignete Lagerräume. Die SB Immo GmbH verfügt über ein vielfältiges Angebot von Lagermöglichkeiten in Mistelbach in unterschiedlichen Größen. Dort können Sie nach individuellem Bedarf Ihre Akten lagern.